Wo bewahre ich die Vollmachtsurkunde auf?

Bei der Aufbewahrung Ihrer Vollmacht gibt es verschiedene Möglichkeiten – vom häuslichen Schreibtisch bis zur Notarin oder zum Notar. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von Ihrem Sicherheitsbedürfnis ab.

Die Vollmacht sollte zu Ihrer Sicherheit so erteilt werden, dass die bevollmächtigte Person die Vollmachtsurkunde bei Vornahme eines Rechtsgeschäfts im Original vorzulegen hat. Dazu ist ein entsprechender Hinweis in der Vollmachtsurkunde selbst erforderlich. Sorgen Sie deshalb stets dafür, dass die Vollmachtsurkunde der oder dem  Bevollmächtigten zur Verfügung steht, wenn sie benötigt wird.

Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Sie verwahren die Vollmachtsurkunde an einem im Ernstfall leicht zugänglichen Ort, den die bevollmächtigte Person kennt (z. B. in Ihrem häuslichen Schreibtisch).
  • Sie übergeben die Vollmachtsurkunde von vornherein der bevollmächtigten Person mit der Maßgabe, von dieser nur in dem besprochenen Fall Gebrauch zu machen. Wie schon gesagt, sollten Sie ohnehin nur jemanden bevollmächtigen, der oder dem Sie vorbehaltlos vertrauen können. Sollte diese Person absprachewidrig vorzeitig von der Vollmacht Gebrauch machen, können Sie die Vollmacht widerrufen und Schadenersatz fordern.
  • Sie übergeben die Vollmachtsurkunde einer anderen Vertrauensperson zur treuhänderischen Verwahrung mit der Auflage, sie der bevollmächtigten Person im Bedarfsfall auszuhändigen.
  • Bei einer notariellen Vollmacht können Sie auch an folgende Möglichkeit denken: Sie können die Notarin oder den Notar anweisen, an die bevollmächtigte Person nur dann eine Ausfertigung der Vollmachtsurkunde herauszugeben, wenn diese ein ärztliches Attest vorlegt, wonach Sie die in der Vollmacht bezeichneten Angelegenheiten nicht mehr besorgen können. In diesem Rahmen  können Sie absprechen, wie alt das Attest sein darf und dass dessen Richtigkeit nicht überprüft werden muss.

Registrierung empfehlenswert

Besonders zu empfehlen ist es, die Vollmacht zusätzlich bei dem Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registrieren zu lassen. Denn bei der Einleitung eines Betreuungsverfahrens  fragt das Gericht dort nach, ob eine Vorsorgevollmacht eingetragen ist. Auf diese Weise erhalten die Gerichte sicher Kenntnis von Ihrer Vollmacht. Es wird im Regelfall  keine gesetzliche Betreuung eingerichtet, wenn die von Ihnen bevollmächtigte Person hinreichend geeignet ist. Denn eine wirksame Vollmacht macht im Rahmen ihrer Reichweite eine Betreuung entbehrlich. Auf diese Weise kann Ihren persönlichen Wünschen am besten entsprochen werden.

Die Bundesnotarkammer führt bundesweit elektronisch das Zentrale Vorsorgeregister. In diesem Register werden auf Ihren Antrag alle Vorsorgeurkunden, zu denen Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügung und Patientenverfügungen gehören, registriert. Es ist sehr empfehlenswert, Ihre Vorsorgeurkunden dort registrieren zu lassen. Kommt es zu einem Betreuungsverfahren, wird das Betreuungsgericht beim Register anfragen, ob eine Vollmacht oder eine andere Regelung vorliegt. Damit wird vermieden, dass eine Betreuerin oder ein Betreuer nur deshalb bestellt wird, weil das Betreuungsgericht von einer Vollmacht nichts wusste. Das Gericht kann aufgrund der registrierten Daten beurteilen, ob eine für das Betreuungsverfahren relevante Vorsorgeurkunde vorhanden ist und kann dann mit der bevollmächtigten oder der von Ihnen als Betreuer gewünschten Person unmittelbar in Kontakt treten.

Keine inhaltliche Überprüfung

Mit der Eintragung ist keine eigenständige Vollmachtserteilung verbunden. Die Angaben zur Vollmacht werden nicht inhaltlich überprüft. Vor allem wird nicht überprüft, ob eine wirksame Vollmacht erteilt wurde.

Um dem Betreuungsgericht den Kontakt mit der bevollmächtigten Person zu ermöglichen, sollten Sie auf jeden Fall auch deren Daten registrieren lassen. Es empfiehlt sich, die Einzelheiten zuvor mit der bevollmächtigten Person zu besprechen, insbesondere zu klären, ob sie mit der Registrierung einverstanden ist.

Die Registereintragung kann unmittelbar von der vollmachtgebenden Person selbst beantragt werden. Der Antrag kann aber auch über eine Rechtsanwaltkanzlei oder eine Notarin bzw. einen Notar  gestellt werden, die oder der  bei der Erstellung der Vollmacht mitgewirkt hat. Zum Teil sind auch die Betreuungsvereine und Betreuungsbehörden bei der Antragstellung behilflich.

Online-Eintrag möglich

Wollen Sie die Eintragung selbst veranlassen, können Sie dies online über das Internet unter www.vorsorgeregister.de tun. Das hat den Vorteil, dass die von Ihnen eingegebenen Daten automatisiert und somit wesentlich schneller weiterverarbeitet werden können. Der Antrag über das Internet ist zudem kostengünstiger als ein postalischer Antrag. Außerdem entfällt eine nicht immer auszuschließende Fehlerquelle bei der Erfassung schriftlicher Anträge.

Für die postalische Antragstellung können die im Bereich „Beratung“ hinterlegten Formulare (Datenformular für Privatpersonen „P“ und Zusatzblatt Bevollmächtigte / Betreuer „PZ“) verwendet werden. Die ausgefüllten Formulare senden Sie bitte an die:

Bundesnotarkammer
– Zentrales Vorsorgeregister –
Postfach 08 01 51
10001 Berlin.

Registrierungsgebühren

Für die Registrierung Ihrer Vollmacht oder Ihrer Betreuungsverfügung fallen einmalig aufwandsbezogene Gebühren an, wobei in der Grundgebühr die Eintragung der ersten bevollmächtigten Person enthalten ist. Folgende Gebühren werden von der Bundesnotarkammer für einen von Ihnen selbst gestellten Antrag erhoben:

  • Der Antrag auf Eintragung, Änderung, Ergänzung oder Löschung eines Eintrags wird online über www.vorsorgeregister.de gestellt: 15,50 €.
  • Der Antrag auf Eintragung, Änderung, Ergänzung oder Löschung eines Eintrags wird schriftlich gestellt: 18,50 €.
  • Erhöhungsgebühr für jede weitere bevollmächtigte Person bei einem online gestellten Antrag über www.vorsorgeregister.de: 2,50 €.
  • Erhöhungsgebühr für jede weitere bevollmächtigte Person bei schriftlichem Antrag: 3,00 €.
  • Bei Zahlung durch Lastschrifteinzug ermäßigen sich die Gebühren um: 2,50 €.

Beispiel: Sie haben eine Person bevollmächtigt; stellen Sie Ihren Antrag online über www.vorsorgeregister.de und erklären sich mit dem Lastschrifteinzug einverstanden, so fallen Gebühren in Höhe von 13,00  € an. Für einen entsprechenden schriftlichen Antrag würden Ihnen Gebühren in Höhe von 16,00  € in Rechnung gestellt.

Bei einer Antragstellung über institutionelle Nutzer des Vorsorgeregisters, insb. Notarinnen und Notare, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, z. T. auch Betreuungsvereine und Betreuungsbehörden, können sich die Gebühren nochmals ermäßigen (auf bis zu 8,50  €).